Qu’est-ce qu’un PIM : définition, intérêt, usages et mise en place

Vous avez un projet PIM ? Vous voulez avoir toutes les infos pour réussir votre projet ?

L’équipe PIM NEXTPAGE©, éditeur et intégrateur, vous explique tout sur le PIM !

Au sommaire :

• Qu’est-ce qu’un PIM ?
• Pourquoi mettre en place un PIM ?
• Le PIM, une solution pour les fabricants et les distributeurs
• Un PIM pour une bonne gestion des données produits
• Comment mettre en place un PIM ?
• Déploiement d’un PIM : Saas ou on-premise ?
• Pour estimer le budget de votre projet

Qu’est-ce qu’un PIM ?

Une définition du PIM pour commencer… PIM signifie « Product Information Management » ou « Gestion de l’Information Produit » : une solution PIM (ou logiciel PIM) a pour objectifs principaux la collecte, l’enrichissement et la publication des informations produits d’une entreprise.

A quoi sert un logiciel PIM ?

Un PIM, ce n’est pas qu’une base de données produits, c’est beaucoup plus que cela !

Un PIM permet de collecter, de stocker, d’enrichir et de publier l’information produit de l’entreprise :

• collecter et stocker l’information produits de l’entreprise dans un seul et unique référentiel,
• enrichir et personnaliser l’information produits avec notamment des informations marketing (descriptifs, médias…),
• traduire les informations des produits,
• publier cette information à différents formats (Excel, XML, ETIM, FAB-DIS, EDONI, BMEcat…) et vers différents canaux (catalogues et brochures papier, ecatalogue, ecommerce, réseaux de vente et de distribution , logiciels métiers…).

Comment fonctionne un PIM ?

Une solution  PIM (ou logiciel PIM) va permettre de mettre en place des processus et des outils pour assurer la gestion et la qualité des données produits, en mettant à disposition des utilisateurs :

• des solutions pour organiser, structurer et renseigner les informations des produits,
• des outils d’aide à la rédaction des contenus, pour améliorer la qualité éditoriale,
• des outils de création automatique et d’optimisation de contenus (IA – Intelligence Artificielle – et ChatGPT),
• des workflows, pour gérer le cycle de vie d’un produit jusqu’à sa validation,
• des outils de traduction manuelle ou automatique,
• des alertes et notifications, qui seront envoyées aux utilisateurs, pour faciliter l’organisation et le suivi des tâches,
• des indicateurs de qualité et de complétude, pour suivre en direct l’état de la base de données produits,
• des fonctionnalités pour importer et exporter les informations produits,
• des fonctionnalités pour diffuser vos données produits (web, papier).

Alors, que pourrez-vous faire finalement ?

Au final, vous pourrez facilement et, à partir de votre base de données produits, alimenter tous vos canaux de publication.

Ainsi, vous pourrez :

• exporter vous-mêmes vos données produits à des formats Excel personnalisés,
• exporter vos données produits selon des standards (FAB-DIS, ETIM, EDONI. BMEcat…) pour votre réseau de distribution,
• importer et contrôler les données de vos fournisseurs selon votre format ou leur format,
• alimenter et mettre à jour un site Web, un e-catalogue ou un site e-commerce,
• fournir des données techniques pour des logiciels métiers,
• publier automatiquement des fiches produits au format PDF (pour les mettre à disposition de votre force commerciale, de vos prospects, de vos clients, de vos partenaires),
• publier des brochures et des catalogues papier,
• personnaliser vos données produits en fonction de la cible (argumentaire commercial, données normatives…).

A l’heure où nous parlons beaucoup d’expérience client, un PIM contribue beaucoup à l’amélioration de l’expérience l’utilisateur produits (PXM), notamment en apportant de l’agilité pour créer et publier facilement et rapidement de l’information produit personnalisée en fonction du profil des utilisateurs et du contexte.

Quelles fonctionnalités allez-vous trouver dans un PIM ?

Les fonctionnalités varient bien sûr entre les différentes solutions PIM du marché. Notamment, certaines solutions ne couvrent que la gestion des informations produits (PIM), d’autres intègrent également la gestion des médias (DAM) et la publication papier (PRINT).

Voici néanmoins une liste de fonctionnalités pour bien exploiter un PIM :

• organisation et classement des produits,
• gestion des caractéristiques (attributs) attachées aux produits,
• gestion des variantes (déclinaisons) de produits,
• gestion de liens entre produits (accessoires, options, produits complémentaires…),
• gestion de kits et systèmes (ensemble de produits),
• organisation et classement des médias,
• association automatique ou manuelle entre les produits et les médias,
• création automatique (ou assistée) de contenus (IA – Intelligence Artificielle – et ChatGPT),
• conversion automatique de médias,
• traduction des données produits,
• contextualisation et personnalisation des infos en fonction d’une cible ou d’un canal,
• workflow et notifications,
• mesure des taux de complétude et de qualité,
• imports simples et personnalisés,
• exports simples et personnalisés,
• exports / imports de normes et standards (FAB-DIS, ETIM, BMEcat, GS1…),
• création de canaux de publication (distribution, site e-catalogue, site e-commerce),
• connecteurs pour alimenter les CMS et Frameworks du marché (Magento, PrestaShop, WordPress, Symfony…),
• génération automatique de fiches produits,
• publication de brochures et catalogues papier.

Quelles fonctionnalités ne trouverez-vous pas dans un logiciel PIM ?

Les objectifs principaux d’une solution PIM sont la collecte, l’enrichissement et la publication des données produits d’une entreprise.  Un PIM est conçu et bâti autour de ces objectifs (expérience utilisateur, fonctionnalités, connectivité).

Inversement, un PIM n’est ni un ERP, ni un PLM, ni un WMS,  ni un CRM, ni un CMS.

Autrement dit, vous ne pourrez pas dans un PIM :

• générer des  factures,
• gérer les commandes de vos produits,
• gérer les stocks de vos produits,
• faire un mailing pour vos clients ou prospects pour annoncer le lancement d’un nouveau produit.

En revanche, un PIM peut être interfacé à tous ces outils, pour collecter et publier les informations produits de l’entreprise.

Pourquoi mettre en place une solution PIM ?

Dans plusieurs cas, la mise en place d’un PIM va être nécessaire voire indispensable pour soutenir et accélérer la vente de vos produits.

Quand devez-vous utiliser un PIM ?

Quelques situations que nous rencontrons fréquemment chez nos clients et prospects :

• vos informations produits sont disséminées (fichiers Excel, bases de données), avec un risque de redondance,
• vous diffusez vos informations produits sur plusieurs canaux (site Web, réseau de distribution…),
• vous avez besoin d’internationaliser vos données produits (traductions et adaptations locales),
• la qualité de vos informations produits est insuffisante (mauvaise expérience pour les utilisateurs de ces données),
• vos informations produits sont difficilement à jour,
• vos données produits sont mal structurées (produits complexes, gestion des accessoires et options…)
• vous passez beaucoup de temps à préparer des fichiers de données (FAB-DIS, ETIM…),
• vous publiez des catalogues et brochures papier.

Vous pourrez donc tirer de réels avantages et gains lors de la mise en place d’un PIM, en prenant soin de bien cadrer et spécifier votre projet en amont.

Bien sûr, plus vous avez de produits, de langues, de canaux et de catalogues, et plus le ROI du projet sera court et plus les gains seront importants.

Quels services sont concernés ?

La mise en place d’un PIM est un projet d’entreprise. C’est en effet un élément de l’écosystème de l’entreprise et il structure les processus de gestion des données produits.

Une solution PIM sera notamment utilisée par :

• les services marketing, pour enrichir, valoriser et personnaliser les informations produits,
• les services communication, pour produire plus rapidement fiches produits, brochures et catalogues produits,
• les services marketing digital, pour alimenter plus facilement des sites e-catalogue et e-commerce,
• les services IT, pour faciliter l’interfaçage entre le PIM et les différents outils du système d’informations,
• les services achats, pour collecter les données produits des fournisseurs,
• les services commerciaux,  pour fournir plus rapidement des informations produits aux prospects et clients.

Le PIM, une solution pour les fabricants et les distributeurs

Une solution PIM s’adresse aussi bien aux fabricants qu’aux distributeurs.

La mise en place de logiciels PIM sur le marché de l’industrie facilite d’ailleurs les échanges entre fabricants et distributeurs industriels, via des formats d’échanges standards (FAB-DIS, ETIM, BMEcat, EDONI, …).

Le PIM pour les fabricants

Pour un fabricant, le PIM permet de partager et de publier les informations sur les produits qu’il fabrique et qu’il commercialise :

• e-catalogue,
• catalogues produits papier,
• fourniture de fichiers de données (FAB-DIS, ETIM, BMEcat, EDONI, …).

Via un portail de consultation sécurisé, un fabricant pourra donner accès facilement à ses données produits.

Le PIM pour les distributeurs

Pour un distributeur, le PIM permet inversement de collecter les données de ses différents fournisseurs et de les homogénéiser.

Le travail de collecte et de contrôle des données peut être facilité par la mise en place d’un portail fournisseur, accessible directement aux fournisseurs.

Une fois les données collectées et enrichies, un distributeur peut alors lui-même utiliser le PIM pour les publier sur ses différents canaux de vente.

Un PIM pour une bonne gestion des données produits

La gestion des données produits (Product Information Management) est bien sûr au cœur d’un PIM.

Les objectifs sont :

• la collecte de toutes les informations des produits,
• l’amélioration continue de la qualité de ces informations.

Quelles données produits pourrez-vous gérer dans une solution PIM ?

Dans une solution PIM, vous pourrez gérer toutes les informations relatives aux produits, pour des exploitations à usages internes ou externes :

• données marketing (désignation, descriptifs, argumentaires, points forts, marchés…),
• données techniques (dimensions, performances…),
• données logistiques et tarifaires (plan de palettisation, prix public…),
• données normatives (certificats, conformités…),
• documents (notice de montage, fiche produit…),
• visuels et vidéos (produit nu, visuel d’ambiance…).

Les données présentes dans le PIM pourront soit :

• être issues d’une solution tierce : ERP, WMS, CRM, PLM (le code EAN d’un produit par exemple),
• être renseignées directement dans le PIM (un argumentaire produit par exemple).

Certaines données pourront alors être non modifiables dans le PIM, si le PIM n’en est pas propriétaire.

D’autres référentiels que le référentiel produits peuvent également être mis en place :

• fournisseurs,
• collections,
• …

La qualité des données, un enjeu majeur

Quand on parle de qualité de la donnée produits, plusieurs critères sont à prendre en compte :

• la présence de la donnée (par ex. la caractéristique « argumentaire commercial » a-t-elle été renseignée ?),
• la cohérence de la donnée (par ex. la caractéristique « Code EAN13 » a-t-elle été renseignée selon le format attendu ?),
• la pertinence de la donnée (par ex. le contenu de la caractéristique « argumentaire commercial » est-il pertinent par rapport au produit et au contexte ?).

Des données produits pour booster vos ventes

Il faut toujours garder à l’esprit que la qualité de vos données produits, c’est ce que verront vos clients :

• dans vos catalogues et brochures papier,
• dans vos fiches produits,
• dans votre e-catalogue ou site e-commerce,
• dans les sites Web de vos partenaires (réseau de distribution, places de marchés),
• dans les outils ou solutions alimentées par vos données produits (logiciels métiers, BIM…).

Comment mettre en place un PIM ?

La mise en place d’un PIM est un projet d’entreprise. Un projet PIM est un projet structurant et qui implique de nombreux acteurs et services

L’intégration du PIM dans votre écosystème

Pour collecter l’information produits de l’entreprise et devenir le référentiel produits, un PIM doit être intégré aux processus métiers et dans l’écosystème de l’entreprise.

Dans un schéma simplifié (la réalité est parfois un peu différente…), un PIM est interfacé avec l’ERP de l’entreprise pour récupérer l’information produits existante (codes produits, libellés, informations logistiques …). Les marketeurs prennent ensuite le relais pour enrichir ou transformer l’information produits (descriptifs, médias, …), afin de publier une information ciblée et pertinente pour le client.

Là aussi, des règles de gestion des données devront être définies entre les différents composants du système d’informations, et notamment avec le PIM. Avec, surtout, une règle d’or : une donnée ne peut avoir qu’un seul maître.

Quelques clés pour réussir votre projet PIM

Avant de vous lancer, voici quelques conseils pour réussir votre projet PIM :

• commencez par bien cadrer votre projet,
• définissez le périmètre de votre projet, par étapes,
• choisissez la bonne solution PIM / DAM et le bon intégrateur,
• prenez le temps nécessaire pour bien spécifier votre projet,
• assurez-vous d’embarquer les utilisateurs-clés suffisamment tôt dans le projet,
• planifiez des 1ers livrables à court-terme,
• ludifiez et valorisez la gestion de l’information produit,
• mesurez la réussite de votre projet.

Lors de la mise en place d’une solution PIM, il est indispensable de prendre en compte le facteur humain. Car, même si les outils et la technologie (IA ou Intelligence artificielle) pourront vous aider, l’humain reste encore clé dans le processus de création et de maintenance de ces données produits.

Il est donc primordial de développer la culture données de l’entreprise et de mettre en place une une gouvernance des données, pour bien définir les rôles et responsabilités des différents acteurs.

Pour vous aider à bien cadrer votre projet, vous pouvez demander notre modèle de cahier des charges.

Comment comparer, sélectionner et choisir un PIM ?

Plusieurs critères de sélection d’un PIM devront guider votre choix :

• le mode de déploiement (Saas, OnPremise…),
• le choix d’un éditeur et d’un intégrateur, ou d’un éditeur / intégrateur,
• les références de l’éditeur et de l’intégrateur dans votre secteur d’activité,
• l’ergonomie et la facilité de prise en mains (pour faciliter l’acceptation et l’utilisation),
• les fonctionnalités (PIM, DAM, Print),
• les possibilités de paramétrage de la solution (pour vous rendre autonome),
• l’ouverture de la solution (pour bien l’intégrer dans votre écosystème),
• le coût, en prenant bien en compte tous les coûts sur 3 ou 5 ans (licences, mise en place, maintenance, hébergement).

Déploiement : Saas ou on-premise ?

Plusieurs modes de déploiement sont possibles pour un PIM. Le choix dépendra en général de vos besoins et de la stratégie de déploiement de solutions définie par l’IT.

Définition de Saas

Le software as a service (SaaS) ou logiciel en tant que service, est un modèle d’exploitation commerciale des logiciels dans lequel ceux-ci sont installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l’utilisateur. Les clients ne paient pas de licence d’utilisation pour une version, mais utilisent librement le service en ligne ou, plus généralement, payent un abonnement.

Définition de On-Premise

En mode On-Premise, le logiciel sur site est installé et s’exécute sur des ordinateurs dans les locaux de la personne ou de l’organisation utilisant le logiciel, plutôt que dans une installation distante telle qu’une batterie de serveurs ou un cloud.

Entre Saas et On-Premise, comment choisir ?

En mode Saas :

• la mise en route sera plus rapide,
• vous n’aurez besoin de recourir à des ressources internes ou externes pour installer ou mettre à jour la solution.

En mode On-Premise :

• vous ne dépendez pas d’une solution d’hébergement,
• vos données sont dans votre infrastructure.

La solution PIM / DAM NEXTPAGE© est disponible dans les 2 modes. C’est vous qui choisissez !

Pour estimer le budget de votre projet PIM

Pour avoir une estimation du budget de votre projet PIM, vous devez bien prendre en compte tous les postes :

• licences (selon le mode  de tarification de l’éditeur),
• abonnement annuel (selon le mode  de tarification de l’éditeur),
• maintenance annuelle (selon le mode  de tarification de l’éditeur),
• hébergement (selon le mode de déploiement),
• initialisation / setup (ateliers, spécifications, paramétrage, initialisation des données, formation),
• TMA (après passage en production).

Certains éditeurs proposent également des tarifications variables, selon notamment :

• le nombre d’utilisateurs,
• le nombre de produits,
• le nombre de canaux,
• le nombre de publications,
• le nombre de langues.

Pour avoir une idée précise du budget de votre projet, le mieux est donc de faire une projection sur 3 ou 5 ans, en intégrant tous les coûts, ainsi que vos besoins actuels et à venir.

En conclusion

En résumé, un PIM permettra de gérer plus facilement vos données produits, d’améliorer la qualité de ces données et de publier plus rapidement des informations produits personnalisées :

• améliorer la qualité des données produits et donc des fiches produits publiées, en apportant des outils ergonomiques et intelligents de création et de gestion des contenus,
• publier plus rapidement et plus facilement des informations produits, en automatisant les processus de publication,
• personnaliser l’information produit en fonction du contexte (un descriptif produit aura par ex. plusieurs variantes selon l’utilisateur à qui il est destiné),
• personnaliser l’information produit en fonction du canal (un descriptif produit pour un site Web ne sera pas identique à un descriptif produit pour un catalogue papier).

Quelques ressources pour vous aider à démarrer votre projet

• modèle de cahier des charges,
• questions / réponses,
• ateliers d’initialisation à la gestion de l’information produits,
• article « quelques clés pour réussir votre projet »,
• blog.

Pour échanger sur votre projet ou si vous avez une question, n’hésitez pas à nous contacter ! Notre équipe commerciale, nos consultants ou nos chefs de projets pourront vous apporter une réponse.